Energy Pool olarak daha önce benzeri görülmemiş COVID19 döneminde kendimizi nasıl organize ettiğimizi sizlerle paylaşmaya karar verdik. Kişilerin hikayeleri, yurtdışındaki iştiraklerimiz de dahil olmak üzere yaşananlar, fotoğraflar bir seri halinde sizlerle olacak… #HumanEnergy
Müşterilerimize ve ortaklarımıza en iyi hizmeti sunarken çalışanlarımızla nasıl ilgilendik? Fransa’da, Türkiye’de, Japonya’da ve diğer bölgelerimizde enerji sistem güvenliğine katkıda bulunurken, tüm çalışanlarımızın bu çalkantılı dönemi nasıl sakin bir şekilde geçirmesini sağlıyoruz?
Bu serimizde, Fransa'daki tüm ekibin yanı sıra Japonya ve Türkiye'deki iştiraklerindeki kurumsal IT teknolojilerinden sorumlu Gabriella KALMAR ile yapılan röportaj sayesinde, ekiplerimizin nasıl organize olduğunu daha iyi anlatabileceğiz.
“Sizin için uzaktan çalışma sağlık krizinin başlangıcından bu yana yeni bir şey değildi, değil mi?”
Hayır, organize olabilmemiz Fransa’da bulunan Technolac birimimizden Lyon’da gerçekleştirdiğimiz uzaktan çalışma alışkanlıklarımıza dayanıyor. Bazı çalışanlarımız son birkaç yıldır haftada bir sabit şekilde uzaktan çalışma günü yapıyorlar.
Japonya’da bulunan ekibimiz, oldukça muhafazakar olan kültür ve alışkanlıklarını değiştirmek için Şubat ayının sonundan itibaren tüm çalışanlarıyla evden çalışmaya geçiş için test yaptı ve sağlık krizi süresince evden çalışma yöntemini kullandı.
Japon yetkililerden veya TEPCO’dan insanlar, Energy Pool’u evden çalışma döneminde iyi davranış örnekleri sergiledikleri için tebrik ettiler ve uzaktan çalışma testi başarılı oldu. Japonya kültüründe selamlamaya dikkat edilir ve kalabalık metrolar çalışanlar üzerinde büyük risk oluşturur. Virüsün yayılmasıyla savaşmak ve çalışanlarımızın sağlıklarını korumak için uzaktan çalışma yöntemini erkenden devreye alarak iyi bir iş başardık.
Türkiye ekibimizde de Japonya ile benzer bir kültür vardı ve evden çalışma oldukça sınırlıydı. Virüsün Türkiye’de gözükmesi diğer ülkelere göre daha geç oldu. Bu nedenle halihazırda Fransa ve Japonya ekiplerini takip edip gelişmelerden haberdar oluyorlar, hazırlıklarını gerçekleştiriyorlardı. Virüs ülkeye girdiği ilk haftada, önce uzaktan çalışmaya müsait IT gibi ekipler, daha sonrasında ise uzaktan çalışması gerçekten zor olan operasyon ekibi hızlı bir şekilde organize oldu ve evden çalışmaya geçti.
“Bu dönemde uzaktan çalışmayı organize edebilmek için hangi araçları kullanıyorsunuz?”
Fransa'daki ekiplerimiz, bağlantı güvenliğini güçlendirmek için halihazırda VPN aracılığıyla iş uygulamalarına bağlanıyor. Müşterilerimiz için Everest enerji tüketimi yönetim yazılımı, muhasebe için ise SAP.
Ekiplerin çalışma organizasyonunu kurabilmek adına Microsoft Office 360 paketlerinden yararlanıyoruz. Ses ve video konferans için Teams, belge depolama için Sharepoint ve One Drive, kurumsal sosyal ağ olarak Yammer. Her şey bulutta kayıtlıdır, yerel kayıtlar çok az alınmaktadır.
Tüm çalışanların bu araçları uzaktan çalışırken kullanabilmelerini sağlamak için, sınırlandırma aşamasından önce eğitim kursları hazırladım ve bunları Teams uygulaması aracılığıyla ekiplerimize yeni katılan çalışanlara aktarmaya devam ediyorum.
“Şu anda koronavirüs konulu spam e-postaları çok fazla geliyor: Sistemlerinizin ve verilerinizin güvenliği için bu riski nasıl yönetiyorsunuz?”
İlk eylemim, Energy Pool ağı dışındaki verilerimizin güvenliğini ve gizliliğini sağlamaktı: Her çalışana şifrelerini değiştirme ve çift kimlik doğrulama yöntemlerini kullanmalarını gerektiğini hatırlattım.
İkinci eylemim, bilgisayar sistemlerimizi günlük olarak izlemek ve özellikle kimlik avı ve spam girişimleri eğrisini gözlemlemek oldu. Son zamanlarda, antispam stratejimizin bazı parametrelerini güçlendirmek zorunda kaldım ve Fransa ve diğer ülkelerdeki meslektaşlarımın bu tür bazı spam e-postalar karşısında uyanık olmalarını sağladım.
Son olarak, belki de insani bakış açısından en ödüllendirici olan üçüncü eylemim uzaktan çalışan meslektaşlarımı dinlemek, güvence vermek, onlara alternatif çözümler ve tavsiyeler sunmak oldu. Bir örnek vermem gerekirse, Teams uygulaması çok fazla sayıda küresel bağlantının bulunması sebebiyle çöktü. Bu nedenle bana ihtiyaç duyan meslektaşlarıma gizli tuttuğum çağrı numaralarımı açtım ve herkesi bant genişliği kullanımını sınırlandırma konusunda uyardım. Dayanışma, dijital olarak da devam etmeli.
Son olarak, Avrupa Komisyonu başkanı Bayan Von der Leyen’in paylaştığı, şirketlere karşı gerçekleştirilen siber saldırıları sürekli takip ediyorum https://www.linkedin.com/posts / european-Commission_covid19-coronavirus-activity-6648217070834196481-kLWP
Sonuç olarak, uzaktan çalışma ve siber güvenlik en başından beri ekiplerimizin DNA’sında olduğunu söylemek isterim. Bir anda evden çalışmaya geçen Japon ve Türk meslektaşlarımız ile işbirliği içerisinde iş sürekliliği planı yapıyoruz. Bu bakımdan bize çok fazla yarar sağlıyorlar, stres testleri ve risk durumlarının simülasyonu açısından standartlarımızı yükseltmek için birçok bilgi sunuyorlar. Japonya'da hava şartlarına bağlı olarak, riskleri yönetme ve iş kesintisi durumunda birden fazla senaryo öngörme kültürü Fransaya göre çok daha gelişmiş.
Ve siz, bu hassas dönemde iş arkadaşlarınızla ve şirketlerinizde tele-çalışma ve siber güvenlik konusunda neler yaptınız? Bizlerle paylaşın #HumanEnergy